En este artículo se verá cómo se pueden configurar el manejo de versiones de una lista de vínculos. Esto permite crear una versión secundaria cuando un elemento de la lista es modificado por un usuario. Esta copia creada automáticamente por SharePoint es almacenada en el contenido de la base de datos por SharePoint con los valores que tenía el elemento antes de ser modificado. Un usuario (con los permisos adecuados) puede en cualquier momento restablecer una versión almacenada en SharePoint con lo cual pasará a ser el elemento principal de la lista cuando se la restauración termine.
Las listas y bibliotecas en SharePoint 2013 manejan versiones, con lo cual el usuario puede en cualquier momento configurar dicha configuración teniendo de esta forma un nivel de copia de seguridad de los elementos que se están almacenando. Se debe tener en cuenta que cada vez que se active esta configuración en una lista o Biblioteca de Documentos el almacenamiento de un elemento se ira duplicando a medida que se vayan creando copias, con lo cual si se deja la configuración abierta y no se limitan las cantidades de versiones mayores y secundarias que se desean manejar entonces el incremento del espacio de almacenamiento de la base de contenido ira aumentando a medida que se crean dichas copias.
Para habilitar la configuración de versiones en una lista o biblioteca se debe acceder a la configuración de la misma a través de la barra de trabajo de SharePoint 2013 (Ribbon) como se puede ver en la siguiente imagen.
Figura 1 – Acceso a las opciones de configuración de una lista
Al seleccionar el vínculo en la barra de trabajo, SharePoint 2013 navegara a la página principal de configuración de la lista, como se puede ver en la siguiente imagen.
Figura 2 – Página principal de configuración de una lista
En la página principal de configuración de la lista se puede visualizar 3 secciones, la primera sección, Configuración general, se encuentran todas las opciones de configuración de la lista. Para configurar el manejo de versiones se debe seleccionar el vínculo “Configuración de versiones” como se puede ver en la imagen anterior, SharePoint 2013 navegará a la página de configuración de versiones como se puede ver en la siguiente imagen.
Figura 3 – Página de configuración de versiones de una lista
La primera sección permite configurar si se desea tener aprobación (se dispondrá de un flujo que enviará una tarea a un usuario para notificarle que tiene que aprobar el cambio realizado en el elemento de la lista) para que el cambio realizado sea aprobado antes de ser publicado. En la sección siguiente “Historial de versiones del Elemento” permite establecer si se desea tener habilitado el manejo de versiones. Cuando se habilita la misma, se debe configurar como se manejaran las versiones secundarias y primaras del elemento que se está modificando. Si no se establecen las cantidades de elementos que se desean almacenar tanto para las versiones principales (son las versiones que son publicadas y que los usuarios tienen permiso para acceder) y las versiones secundarias, o borrador (son las versiones que se generan cuando un usuario modifica un elemento y este queda pendiente de su aprobación mientras el usuario continua trabajando), SharePoint 2013 manejara de forma automática la cantidad de elementos que se generarán. La última sección permite establecer que usuarios pueden acceder a ver los elementos secundarios o borrador que se encuentran disponibles en SharePoint. En la siguiente imagen se puede ver la configuración de versiones de la lista de vínculos.
Figura 4 – Lista de vínculos configurada
Al terminar de configurar el manejo de versiones en la lista, los elementos crearán copias (principales o borrador) cada vez que sean modificados por el usuario. En la siguiente imagen se puede ver las versiones generadas por SharePoint para un elemento de la lista de vínculos que fue modificada por los usuarios.
Figura 5 – Lista de versiones disponibles en un elemento de una lista de SharePoint
Si se desea restablecer alguna de las versiones creadas automáticamente por SharePoint, se debe seleccionar el elemento lista en la página anterior y seleccionar la opción restaurar. Esto copiara el elemento dentro de la lista y si está configurado el manejo de aprobación, se dispara el flujo de aprobación configurado por SharePoint. Para acceder al historial de versiones del elemento de la lista, se puede acceder usando el menú desplegable de elemento (Call Out) como se puede ven en la siguiente imagen.
Figura 6 – Menú desplegable (Call Out) de elemento de una lista.
También podemos acceder a través de la opción que se encuentra disponible en la barra de trabajo (Ribbon), como se puede ver en la siguiente imagen
